ในกรณีที่เราเก็บเอกสารการตัดบัญชีการSubmit ตั้งเเต่สมัยเปิดดำเนินการโครงการ

มาหลายปี 

1.ถ้ากรณีอายุมากกว่าเท่าไหร่ถึงจะสามารถทำลายได้หรือต้องเก็บเอกสารตลอดจนกว่าจะปิดโครงการของบัตรนั้นๆ

BOI ไม่มีประกาศหรือคำสั่งกำหนดว่าผู้ได้รับส่งเสริมจะต้องเก็บรักษาเอกสารใดบ้างไว้เป็นเวลาเท่าใด

แต่มีระเบียบปฏิบัติภายในว่า BOI จะเก็บเอกสารในการอนุมัติงานในแต่ละประเภทเป็นเวลานานเท่าใด

ดังนั้น หากผู้ได้รับส่งเสริมเห็นว่าเอกสารบางชนิดที่ได้รับอนุมัติแล้ว ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องเก็บรักษาต่อไป และจะทำลาย ก็ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้ได้รับส่งเสริมเอง

แต่หากมีการทำลายไป และพ้นระยะเวลาที่ BOI เก็บรักษาเอกสารนั้นไว้ตามระเบียบแล้ว ผู้ได้รับส่งเสริมจะขอคัดสำเนาเอกสารดังกล่าวจาก BOI อีกไม่ได้ ครับ